9 ieteikumi laika plānošanai
Sen jau visiem ir skaidrs, ka efektīva laika saplānošana ir puse no panākumiem, otra puse ir plāna izpilde. Ne vienmēr visu dzīvi var saplānot un ne vienmēr visu iztrādāto plānu var realizēt, bet, ja tas izdodas kaut vai uz 70 %, tad noteikti dzīves kvalitāte uzlabojas un visās jomās izdodas sevi realizēt. Es cenšos saplānot lielās lietas, tāpat arī cenšos sarakstīt plānotājā visas tikšanās, bet dažkārt man liekas, ka apstākļi manu darba dienu organizē vairāk nekā es pati. Te padalīšos ar vispārzināmajiem un arī pārbaudītiem padomiem, kā palīdzēt sev izdarīt vairāk.
Vai tu vienmēr paspēj visu izdarīt laikā? Vai tu visus projektus nodod pirms termiņa vai nokavē visus termiņus? Vai tu cīnies ar atlikšanas sindromu?
Sastādi savu dienas plānu.
Zinu, tas izklausās tik it kā banāli, bet, gatavojot brokastis, mēģini vismaz galvā uzzīmēt skici savai dienai. Ideālā variantā uzliec plānu uz lapas, kladē, pieraksti savā plānotājā. Plāns tev dos pārskatu un skaidrību par dienas darāmajiem darbiem. Vislabāk, protams, plānu ir apdomāt jau iepriekšējā vakarā, bet ne visiem der viena un tā pati recepte, tapēc izmanto, kas tev ērtāk.
Nosaki prioritātes veicamajiem uzdevumiem.
Uzreiz atzīmē, kuri no uzdevumiem tev ir vissteidzamākie. Jāsaka gan, ka, lasot literatūru par šo tēmu, labiem vadītājiem un veiksmīgiem cilvēkiem parasti nav steidzami veicamie uzdevumi, jo viņi nodarbojas ar stratēģijas veidošanu un "lielām lietām". Jo vairāk tu cīnies ar "mazajām, steidzamajām" lietām, jo grūtāk ir izkļūt no vāveres riteņa. Tāpēc es vispirms ieteiktu sastādīt vispār gada plānu un tad koncentrēties uz lielajiem veicamajiem uzdevumiem.
Uzliec termiņu savam plānam.
Vismaz ieplāno, kuru no darbiem tu veiksi līdz pusdienām, kuru darbu pēcpusdienā. Protams, ideālajā gadījumā būtu labi pierakstīt pie katra no darbiem laiku, kad to pabeigsi. Tas palīdzēs tev mobilizēties un "laika zagļi" nenovērsīs tavu uzmanību.
Izmanto kalendāru.
Man palīdz tas, ka gada griezumā es kalendārā ierakstu "lielās" lietas. Tas man liek mobilizēties un, galvenais, neaizmirst fokusu, uz ko esmu konecentrējusies. Pie sienas lielajā kalendārā esmu ierakstījusi, kad man jāveic mājas lapas jaunā dizaina ieviešana, kad man jāved suns pie ārsta profilaktiskos nolūkos un kad ir lielie ģimenes pasākumi. Protams, ka sienas kalendārsir pilnīgs old school's, bet esmu dzirdējusi, ka ļoti labi darbojas google calendar, tāpat arī Lotus Notes u.c. tam paredzētie rīki, kurus var sasinhronizēt kopā ar telefonu.
Iemācies pateikt NĒ.
Neuzņemies vairāk, nekā tu spēsi izdarīt, un kā jau minēju, izvairies no "laika zagļiem". Pasaki NĒ kolēģei, kas nāk pastāstīt vakardienas piedzīvojumus, pasaki NĒ epastu šķirosanai tad, kad veic kādu citu darbu, neļauji sevi izsist no līdzsvara. Protams, tam jābūt normas robežās, bet koncentrējies uz veicamo uzdevumu, otršķirīgās lietas atstājot pauzēm.
Novieto pulksteni redzamā vietā.
Dažkārt laiks "paskrien" tik ātri, ka mēs nespējam izsekot, un tad dienas beigās mums atliek tikai nopūsties, ka puse no darbiem palikuši nedarīti. Ja tev telpā būs milzīgs pulkstenis, tas palīdzēs uzturēt produktivitāti ne tikai tev, bet arī taviem kolēģiem.
Koncentrējies uz veicamo uzdevumu.
Mums, sievietēm, patīk domāt, ka esam multi-tasking pavēlnieces, bet patiesībā, ja gribam kādu uzdevumu paveikt par 100 %, tad arī visa uzmanība ir jākoncentrē uz uzdevumu par visiem 100%. Aizver visus sociālos tīklus, noslēdz skaņu telefonam un meties iekšā uzdevuma izpildē.
Deleģē.
Šis ir viens no manā skatījumā svarīgākajiem punktiem. Deleģē un nodod atbidlību, necenties izdarīt visu pats. Tam nav nekādas vajadzības. Visi tāpat zina, cik daudz tu vari izdarīt, un ir lietas, ko noteikti citi tavā vietā var izdarīt daudz labāk.
Bet vai vajag?
Un pats galvenais laika plānošanas un uzdevumu veikšanas ieteikums - izvērtē, vai tev to vispār vajag? Vai tu to dari tapēc, ka tā ir jādara? Kurš no tā iegūs? Varbūt, ka ir lietas tavās ieplānotajās darbībās, kuras nemaz nav nepieciešamas. Nedari lietas, kas nav efektīvas.
Un kādi ir Jūsu ietiekumi laika plānošanai?
